Ana menüde kişi avatarına tıkladığınızda Kişiler sayfası açılır.

Bu sayfada, sizin oluşturduğunuz kişiler ile size herhangi bir kanaldan mesaj atan ve sistem tarafından otomatik oluşturulan kişiler listelenir. Varsayılan olarak tüm kişiler bu listede görüntülenir.

İsterseniz kişileri belirli koşullara göre ayırarak farklı listeler oluşturabilirsiniz. Böylece hem karmaşadan kurtulabilir hem de aradığınız kişiye çok daha kolay ulaşabilirsiniz.

Kişiler sayfasında bulunan “+” butonuna tıklayarak yeni bir segment oluşturabilirsiniz.

Oluşturduğunuz segmente koşul veya koşullar ekleyerek, bu kriterlere uyan kişilerin otomatik olarak listelenmesini sağlayabilirsiniz.

Bu sayede kişilerinizi daha düzenli bir şekilde gruplandırabilir ve ihtiyacınız olan listeye hızlıca ulaşabilirsiniz.

“+” butonuna tıkladığınızda açılan panel üzerinden segmentinizin ayarlarını yapabilirsiniz.

İlk adım olarak, segmentinize kolayca ayırt edebileceğiniz bir isim verin.

Segmentinize isim verdikten sonra, listeye eklenecek kişilerin hangi koşullara göre listeleneceğini belirlemeniz gerekir.

Bu aşamada iki seçenekten birini seçebilirsiniz:

• Tüm koşullarla eşleşmelidir: Kişilerin segmentte listelenmesi için belirlediğiniz tüm koşulları karşılaması gerekir.

• En az bir koşul ile eşleşmelidir: Kişilerin segmentte listelenmesi için belirlediğiniz koşullardan en az birini karşılaması yeterlidir.

“Add a filter” butonuna tıklayarak segmentiniz için koşul veya koşullar belirleyebilirsiniz.

Seçtiğiniz koşullar doğrultusunda sistem, tüm kişiler arasından filtreleme yapar ve elde edilen sonuçları otomatik olarak yeni segmentinize ekler.

Daha önceki etiketler ile ilgili yazımızda etiketlerin nasıl oluşturulduğunu, düzenlendiğini ve silindiğini anlatmıştık.

Mesela segment koşulu eklerken “Etiketler” seçeneğini seçtiğinizde, daha önce oluşturduğunuz etiketler listelenir. Buradan segmentinize koşul olarak eklemek istediğiniz etiketi seçebilirsiniz.

Dikkat etmeniz gereken nokta şudur:

Burada seçilen etiket, kişilerin üzerinde bulunup bulunmadığına göre değerlendirilir. Yani bir sohbetine etiket eklenmiş olması değil, kişinin kendisine bu etiketin atanıp atanmadığı kontrol edilir.

Etiket yazısında da değindiğimiz gibi, etiketleri hem sohbetlere hem de kişilere ekleyebilirsiniz. Ancak segment koşullarında kullanılan etiket, kişi etiketidir.

Koşulu belirledikten sonra, sayfanın altındaki Oluştur butonuna tıklayarak segmentinizi tamamlayabilirsiniz.

Örneğin, “Düzenli Müşteriler” adında bir segment oluşturduğunuzda, üzerine tıklayarak segmentin içindeki kişi listesine ulaşabilirsiniz.

Eğer yalnızca “Düzenli Müşteri” etiketini koşul olarak seçtiyseniz, burada listelenen kişiler yalnızca bu etikete sahip kişiler olacaktır.

Segment üzerinde değişiklik yapmak için, ok ile gösterilen kalem ikonuna tıklayın. Açılan panel üzerinden:

• Yeni koşullar ekleyebilir veya mevcut koşulları kaldırabilirsiniz,

• Segmentin ismini değiştirebilirsiniz.

Bu sayede segmentlerinizi ihtiyacınıza göre güncel tutabilirsiniz.

Kişiler sayfasındaki arama kısmına isim veya soyisim yazdığınızda, girdiğiniz kelimeyi içeren kişiler listelenir.

Bu özellik sayesinde uzun listelerde kaybolmadan, aradığınız kişiye hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Kişi isminin hemen solundaki kutucuğa tıklayarak tek tek seçim yapabilirsiniz.

Listenin üst kısmında, ok işareti ile gösterilen kutucuğa tıklayarak tüm kişileri toplu olarak seçebilir veya seçimi kaldırabilirsiniz.

Seçim yaptıktan sonra, üst menüdeki Toplu İşlemler bölümünde yer alan Sil butonuna tıklayarak seçili kişileri toplu olarak silebilirsiniz.

Ok ile belirtilen butona tıklayarak liste ayarlarını açabilirsiniz.

Bu listeden istediğiniz seçenekleri aktif veya pasif hale getirerek, kişi listenizdeki sütunları ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz.

Bu özellik sayesinde kişi listenizi ihtiyacınıza göre özelleştirebilirsiniz.

Kişi listesinde, her kişinin isminin yazdığı satırın en sağında 3 noktalı bir ikon bulunur.

• Düzenleme yapmak için, düzenlemek istediğiniz kişinin satırındaki 3 noktaya tıklayın. Açılan listeden Güncelle butonuna tıklayarak açılan panelde değişikliklerinizi yapabilirsiniz.

• Silmek için, silmek istediğiniz kişinin satırındaki 3 noktaya tıklayın. Açılan listeden Sil butonuna tıklayın ve ardından açılan panelde silme işlemini onaylayın.

Bu şekilde kişilere hızlıca düzenleme veya silme işlemi uygulayabilirsiniz.

💡Bu işlem geri alınamaz, silinen kişiler tekrar geri getirilemez.

Sayfanın sağ üst tarafında bulunan “Kişi Ekle” butonuna tıkladığınızda, yeni kişi oluşturup ekleyebilmeniz için gerekli bilgileri girebileceğiniz bir panel açılır.

Bu panel üzerinden kişinin adı, soyadı ve diğer ilgili bilgilerini girerek listeye yeni kişi ekleyebilirsiniz.

İsim ve Soyisim alanları mutlaka doldurulmalıdır; aksi takdirde kişi oluşturulamaz.

Telefon veya E-mail alanlarından en az birini girmek zorunludur; aksi takdirde kişi oluşturulamaz.

Bu zorunlu alanların dışında diğer bilgiler opsiyoneldir; isteğe bağlı olarak girilebilir.

Tüm gerekli bilgiler girildikten sonra Oluştur butonuna tıklayarak yeni kişiyi listeye ekleyebilirsiniz.

“Kişi Ekle” butonunun yanındaki ok butonuna tıklayarak ek seçenekler menüsünü açabilirsiniz.

Bu menüden:

• Kolayca yeni kişi ekleyebilir,

• Kişi listesini içe aktarabilir veya dışa aktarabilirsiniz.

Bu sayede kişi yönetimi işlemlerini hızlı ve pratik bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

1. Dışa Aktarma

“Dışa Aktar” butonuna tıkladığınızda açılan panelde, o an açık olan kişi listesi dışa aktarılır.

• Örneğin, Tüm Kişiler listesi açıksa tüm kişiler dışa aktarılır.

• Sadece Düzenli Kişiler segmenti açıksa, yalnızca bu segmentin listesi dışa aktarılır.

Dışa aktarma işlemini tamamlamak için E-postaya Gönder butonuna tıklayın. Liste, Qpien’e kayıt olurken kullandığınız e-posta adresinize gönderilecektir.

E-postanıza gönderilen dışa aktarma mesajında, Download butonuna tıklayarak kişi listesinin bulunduğu Excel dosyasını indirebilirsiniz.

Bu kadar! Dışa aktarma işlemi bu şekilde tamamlanmış olur.

2. İçe Aktarma

Bilgisayarınızda hazır olarak bulunan kişi listenizi, İçe Aktar işlemi ile Qpien’e aktarabilirsiniz.

Aktardığınız kişiler, Kişiler listenizde görüntülenir ve bu kişilere mesaj gönderip arama işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.

İçe aktarma işlemini başlatmak için Kişi İçe Aktar butonuna tıklayın.

İçe aktarma işlemini başlattığınızda açılan panelde:

• İçeri aktarmak istediğiniz kişi listenizi sürükle-bırak yöntemiyle veya panel üzerine tıklayarak bilgisayarınızdan seçerek yükleyebilirsiniz.

• Desteklenen dosya formatları: .csv, .xlsx, .txt. Kişi listenizin bu formatlardan birinde olması gerekmektedir.

Eğer örnek bir listeye ihtiyaç duyarsanız, Örnek Dosya İndir seçeneğinden istediğiniz formatta örnek dosyayı indirip düzenleyebilir ve ardından içe aktarabilirsiniz.

Dosya yükleme işlemi tamamlandıktan sonra, Sonraki butonuna tıklayarak işlemi devam ettirin.

İçe aktarma panelinde, Sütun Adı ve Örnek Veri bölümlerinde, yüklediğiniz kişi dosyasında hangi sütunda hangi verinin yer aldığını görebilirsiniz.

• Bu aşamada, Qpien alanı kısmında her verinin hangi alana karşılık geldiğini seçmeniz gerekir.

• Tüm eşleştirmeler tamamlandıktan sonra, sağ altta bulunan Sonraki butonuna tıklayarak işlemi devam ettirin.

İçe aktarma işleminde bir sonraki panelde:

• İçe aktarılacak sütunlar ve aktarılmayacak sütunlar hakkında bilgi görüntülenir.

• Hemen altında, “Mevcut kişilere ne yapmak istersiniz?” kısmında iki seçenek bulunur:

  1. Yeni kişileri ekleyin ve mevcut kişileri güncelleyin

  2. Yeni kişileri ekleyin ve mevcut kişileri atlayın

Bu seçenekler sayesinde, kişi listesini eklerken zaten var olan kişilere ne yapılması gerektiğini belirleyebilirsiniz.

İçe aktarma panelinde, hemen altında yer alan Etiketler kısmından, içe aktardığınız kişilere mevcut etiketlerinizden eklemek istediğiniz etiketleri seçebilirsiniz.

Tüm seçimleri yaptıktan sonra, “İçe Aktar” butonuna tıklayarak işlemi tamamlayabilirsiniz.

İçe aktarma işlemi tamamlandıktan sonra açılan sonuç panelinde:

• Kaç kişinin içe aktarıldığı,

• Kaç kişinin güncellendiği,

• Kaç kişinin içe aktarılmadığı

gibi bilgiler özet halinde gösterilir.

Ayrıca, “İçe aktarma ayrıntılarını, uyarıları ve hataları görüntüleyin” yazısına tıklayarak, tüm detayların belirtildiği dosyayı indirip inceleyebilirsiniz.

İçe aktarma sonrası indirilen dosyada, aktarılmayan kişilerin kim olduğu ve neden aktarılmadıkları detaylı olarak görülebilir.

Bu sayede, eksik veya hatalı kayıtları kontrol edebilir ve gerekirse düzeltip tekrar içe aktarabilirsiniz.