Dijital platformlarda müşteri desteği sağlıyorsanız destek ekibiniz bir hayli yoğundur. Farklı kanallar ve farklı müşteri talepleri büyük bir karmaşaya neden olur. İşletmelerin tüm bu karmaşaya rağmen müşteri hizmetlerinde hatasız ilerlemeleri gerekir. Bir akıllı gelen kutusu ile müşterilerden gelen mesajları kanallara, konulara veya zamanlamaya göre kategorize ederek süreçleri kolaylaştırmak mümkün.
Akıllı gelen kutuları destek ekiplerinin olmazsa olmazıdır. Ekipler bu araç sayesinde kanallar arası geçişle vakit kaybetmeden müşteri taleplerine hızlı bir şekilde dönüş yapabiliyor. Akıllı gelen kutusunun destek ekiplerini sağladığı tek avantaj bununla da sınırlı değil. Ancak bu konuya yazının ilerleyen bölümlerinde değineceğiz.
Bu yazımızda ilk olarak akıllı gelen kutusunun genel özelliklerinden bahsedeceğiz. Daha sonra işletmeler için 2023’ün en popüler 10 akıllı gelen kutusu aracını değerlendireceğiz.
Keyifli okumalar.
Akıllı Gelen Kutusu Nedir?
Müşteri iletişimini yönetmenin en kolay yolu tüm mesajları tek merkezde toplayan bir akıllı gelen kutusu kullanmaktır. Bu sayede ekip olarak işleri takip etmek kolaylaştır. Geri dönüş süreleri azalacağı gibi iş birliği yapmak daha kolay hale gelir. Süreçleri otomatik olarak yönetmek ve destek ekibinin işini kolaylaştırmakta akıllı gelen kutusunun avantajları arasında yer alır.
Bir akıllı gelen kutusunun genel özellikleri şu şekildedir;
Süreçleri Kolaylaştırır: Akıllı gelen kutuları tüm müşteri mesajlarını tek merkezde toplar. Bu mesajların geri dönüş sürelerini kısaltmak ve destek ekibinin yükünü hafifletmek için belirli özelliklerle birlikte gelir. Etiket, sıralama, kategorize etmek gibi özellikler bu özelliklerden öne gelenler arasında yer alır.
İş Birliğine Teşvik Eder: Ekip içi iletişimi destekler ve süreçlerin kolaylaşmasını sağlar.
Üretkenliği Arttırır: Tekrarlayan görevleri otomatikleştirecek özelliklere sahiptir. Bu sayede destek ekiplerinin daha üretken çalışmasına yardımcı olur.
Performans Takibi Sağlar: Akıllı gelen kutuları destek ekiplerinin performansına ilişkin analiz ve raporlarla birlikte gelir.
Şeffaflık Sağlar: Müşteri mesajları belirli ekip üyelerine atanır ve şeffaflık sağlanır. Bu sayede herkesin sorumluluk çerçevesi de belirlenmiş olur.
İşletmeler İçin En iyi 10 Akıllı Gelen Kutusu
Qpien
Qpien ile tüm müşteri iletişiminizi tek ekrandan kolayca yönetebilirsiniz.
Canlı destek, WhatsApp, Facebook ve Instagram gibi önde gelen müşteri iletişimi kanallarınızı Qpien akıllı gelen kutusunda toplayın. Kanallar arası geçişle vakit kaybetmeden müşterilerinize maksimum hızda hizmet sağlayın.
Qpien akıllı gelen kutusu gelişmiş özellikleri sayesinde destek ekiplerinin yükünü hafifletir. Aynı zamanda işletmelerin müşteri iletişimi süreçlerini daha şeffaf ve profesyonel bir şekilde yönetmesini sağlar. İşletmeler Qpien’in Teamchat, özel not gibi özellikleri ile müşteri iletişiminde iş birliğini kolaylaştırabilirler. Öte yandan akıllı filtreleme, özel etkilet, kategorize etme gibi özelliklerle müşteri iletişiminde süreçlerin yönetimini daha kolay hale getirebilirler.
Akıllı gelen kutusu özelliği tüm müşteri iletişimini tek merkezde toplamakla kalmaz. Ayrıca destek ekipleri tamamlanan konuşmaları sonlandırabilir veya devam etmeyen konuşmaların bir süre sonra otomatik olarak arşivlenmesini sağlayabilirler. Bu gelişmiş özelliklere ek olarak ekipler sohbet aktarma, hazır cevaplar, otomatik yanıt gibi özelliklerle süreci daha verimli ve proaktif bir şekilde sürdürebilirler.
Front
Front, kişisel e-posta kullanmak isteyen destek ekipleri için idealdir.
Zaman kazandıran özellikleri ile öne çıkan Front popüler bir yardım masasıdır. Dahili yorum, paylaşımlı taslak, hazır yanıtlar gibi birçok işbirlikçi özelliği de sahiptir.
Platform işletmelerin e-posta, SMS, Facebook, Twitter veya canlı sohbet gibi kanallarından gelen müşteri mesajlarını uygulama içerisinde yanıtlamasını sağlar. Bu sayede müşterilere daha iyi bir deneyim sunmak mümkün hale gelir.
Front nispeten karmaşık arayüzü ile ilk kurulum ve alışma aşamasında destek ekiplerinin zorlanmasına neden olabilir.
Hiver
Hiver, müşteri iletişiminde kullandığı e-posta istemcisi Gmail olan işletmeler için iyi bir seçenektir.
Yazılım işletmelerin akıllı gelen kutusuna gelen mesajları doğrudan Gmail hesaplarına yönlendirilmesini sağlar. Ayrıca destek ekiplerinin gelen kutusu üzerinde ortak çalışma yapma imkânı sağlar. Hiver, işletmelere otomasyon, dahili konuşma ve e-posta dağıtımı gibi özelliklerde sağlar.
Gmaili daha güçlü bir hale getirmek için bir Google eklentisi gibi çalışır. Gelişmiş özelliklerinin birçoğu yalnızca yüksek maliyetli planlarda sunulur.
Help Scout
Help Scout müşteri hizmetleri için e-posta yönetimine odaklanan bir yardım masasıdır.
Güçlü bir akıllı gelen kutusuna sahip olan yazılım ayrıca işletmelere bilgi tabanı, canlı sohbet ve düzinelerce entegrasyon özelliği ile gelir.
HelpScout özel etiketler ve kaydedilmiş yanıtlar aracılığı ile zahmetsiz iş birliğini de kolaylaştırır. Sohbet görüşmeleri ve e-postalar arasında hızlı geçiş imkânı sağlar. Platformun işletmelere sunduğu diğer özellikler arasında hızlı görünüm, gerçek zamanlı göstergeler ve iş akışı otomasyonu yer alır.
Groove
Groove, küçük ekipler için çok yönlü müşteri destek aracıdır.
Uygulama kullanımı kolay, erişilebilir bir akıllı gelen kutusuna sahiptir. Bu aracın ötesine geçmek isteyen işletmeler için canlı destek ve bilgi tabanı gibi araçlarda sunarlar. Rakiplerinden farklı olarak proaktif bir destek ürünü yoktur.
Outlook Shared Mailbox
Outlook Shared Mailbox, Outlook kullanan küçük ekipler için en iyi akıllı gelen kutusu yazılımlarından biridir.
Platfom destek ekiplerinin diledikleri kişiyi kullanmaya davet edebilecekleri bir e-posta klasörüdür. Outlook kullanan ekipler için ek bir maliyet getirmez. Bu uygulama sayesinde destek ekipleri ekip arkadaşlarını gelen ve giden e-postaları görüntüleme, yanıtlama özelliklerini kullanabilirler.
Helpwise
Helpwise, sosyal kanallardan müşteri desteği sağlayan işletmeler için ideal bir seçimdir.
Platform, canlı destek ve e-posta kanallarından hizmet sunmanın yanı sıra mesajlaşma ve sosyal platformlarla bağlantı kurarak bu tür kanalları tek merkezden yönetmeye olanak sağlar.
Ayrıca işlevleri ile ekip üyelerinin gerçek zamanlı iş birliği yapmalarına yardımcı olur. Yerleşik çakışma algılama özelliği sayesinde yinelenen e-posta durumuyla karşılaşmazsınız. Ayrıca, en iyi şekilde süreçleri verimli yönetebilmek için bir dizi entegrasyona sahiptir.
Hubspot
Hubspot, satış ve pazarlama araçları ile tanınan popüler bir CRM platformudur.
Services Hub, akıllı bir gelen kutusu ve temel raporlama gibi özellikleri ile gelir. Hali hazırda Hubspot kullanan destek ekipleri için iyi bir seçenek olabilir. Ekipler e-posta adlarını akıllı gelen kutusuna bağlayarak satış, pazarlama ve müşteri hizmetleri tek bir yere bağlayarak yönetebilirler.
Buna ek olarak şablonlar, hazır yanıtlar ve belgeler kullanarak müşterilere ihtiyaç duydukları yanıtları akıllı gelen kutusunda ayrılmadan hızlı bir şekilde yanıtlayabilirler. Ayrıca platform ücretsiz üretkenlik özelliklerine sahiptir.
Missive
Missive, kullanıcıların tüm e-posta hesaplarını bir arada yönetmelerini sağlayan bir destek aracıdır.
Birleştirilmiş gelen kutusu gibi kullanılabilen Missive; e-posta, sosyal medya ve canlı sohbet mesajlarını tek merkezde toplar. Uygulama iş akışı süreçlerini kolaylaştırmak için hazır yanıtlar, paylaşımlı etiketler ve otomasyon gibi bir dizi özelliğe sahiptir. Ayrıca görev yönetimi ve takvim gibi ek özelliklere de sahiptir
Kayoka
Kayoka, gelişmiş akıllı gelen kutusu ile ön plana çıkan bir yardım masasıdır.
Platform işletmelerin tüm konuşmalarını düzenli ve erişilebilir bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur. E-posta, Facebook, Twitter ve canlı sohbet kanallarındaki mesajları bir araya getirerek işletmelere kesintisiz müşteri desteği sunmalarına yardımcı olur. İş akışını otomatikleştiren ve iş birliğini kolaylaştıran özellikleriyle beraber gelir.
Sonuç
Akıllı gelen kutusu destek ekiplerinin yükünü hafifletirken süreçlerin daha profesyonel bir şekilde yönetilmesine de yardımcı olur. Müşteri hizmeti deneyimini kusursuz hale getirmek ve süreçlerini şeffaf bir şekilde yönetmek isteyen işletmeler için akıllıca bir seçim olacaktır.
Hangi akıllı destek aracının işletmeler için en iyi olduğu noktasında, bunun herkes için net bir cevabı olmamakla birlikte cevap işletmenin ihtiyaçlarına göre farklılık gösterebilir. İşletmelerin hangi akıllı destek kutusunu seçeceğine karar vermeden önce yazılımların ücretsiz deneme planlarından yararlanmaları tercih konusunda yardımcı olacaktır.
Benzer Yazılar
